Antes de contratar uma empresa de portaria remota, é muito importante ter conhecimento sobre as boas práticas que existem no ramo e são sugeridas pela ABESE (Associação Brasileira das Empresas de Sistemas Eletrônicos de Segurança).

Todas as boas práticas estão reunidas em uma guia que aponta os fatores de sucesso para fazer com que as diferentes áreas e componentes que formam a portaria a distância funcionem bem e garantam uma forte segurança a seus usuários.

Como vimos anteriormente, na Análise sobre as boas práticas em portaria remota (parte I) o guia possui subdivisões de acordo com a área de conhecimento. São elas:

• Componentes do Sistema;
• Viabilidade de Implantação;
• Arquitetura do Sistema;
• Processos.

Ainda na categoria Componentes do Sistema, falaremos agora do sistema de comunicação por rede IP. Para garantir que os moradores do condomínio consigam se comunicar bem com a central de atendimento, é necessário:

• Averiguar e atestar a qualidade dos serviços da operadora de telecomunicações;
• Estabelecer um contrato com a operadora para que esta cumpra com o que foi prometido.

Além dos fatores de sucesso comentados acima, é recomendável obter: links de telecomunicações para conexões de rede IP, tráfego de voz sobre estrutura VOIP e tráfego de dados e imagens sobre rede IP.  

Como garantir a qualidade da Central de Atendimento da portaria remota?

A central de atendimento é um departamento de muita importância na portaria inteligente. Além de ser o local onde o monitoramento e o controle de acesso são feitos, é lá também que são armazenadas todas as imagens coletadas e onde ficam os softwares utilizados.

Por conta disso, assegurar uma boa arquitetura e layout do escritório da central de atendimento é extremamente importante para garantir o conforto dos funcionários e uma boa localização dos equipamentos, para que estes não sejam danificados.

Uma das boas práticas sugeridas que nós seguimos é possuir nobreaks para suportar o consumo de energia do sistema de forma segura, até o gerador de energia permanente ser acionado. Nossos equipamentos garantem o funcionamento do sistema até 10 horas sem eletricidade.

Possuir um software específico para atender, operar e fazer a gestão do sistema de portaria assim como possuir uma sala de operações exclusiva para atividades de atendimento também são práticas sugeridas e que seguimos fielmente.

Aliás, a respeito da sala de operações, é fundamental observar novamente algumas normas que já foram citadas no texto anterior, que são: NR-7, NBR-10152, NBR5413, NBR 15786 e NBR 13967.

Essas normas indicam as condições mínimas de trabalho e os procedimentos e equipamentos necessários para garantir um ambiente adequado perante a lei.  

Viabilidade de implantação da portaria Remota

Todo e qualquer condomínio poder ter a implantação de uma portaria remota. Apesar de haver uma recomendação para que esta tecnologia seja aplicada em condomínios de até 100 unidades, com o devido estudo e análise, é possível implementá-la em edifícios maiores.

E para realizar uma boa análise, é necessário:

• Formar uma lista do que precisa ser verificado;
• Analisar os riscos existentes para evitar imprevistos;
• Assegurar que a equipe ou pessoa que fará este estudo possua competência técnica;
• Possuir visão sistêmica a fim de conseguir enxergar o todo.

E antes de começar a mudar tudo e instalar coisas novas, é fundamental se atentar aos equipamentos que já existem no local (portões, sistema de interfonia, automatizadores e infraestrutura), a fim de analisar se algo pode ser reaproveitado ou apenas melhorado ao invés de ser inteiramente trocado.

Outras práticas que devem ser seguidas são:

• Averiguar as condições técnicas, a disponibilidade e a eficiência de links de comunicação na região e no condomínio;
• Certificar-se da quantidade de apartamentos existentes no condomínio e da quantidade de condôminos;
• Atentar-se às necessidades específicas do condomínio em si, personalizando o serviço;
• Identificar os requisitos funcionais do sistema.

Após o colhimento dos dados relacionados acima, sugerir um processo para que sejam demonstradas todas as possibilidades e os limites existentes da operação do sistema é fundamental. Assim, o cliente possui maior liberdade de escolha e maior confiabilidade no sistema.  

Arquitetura do sistema

Uma das principais práticas sugeridas pelo guia em arquitetura do sistema é que o sistema de portaria remota não seja o único item de segurança física no condomínio. Na Folk Portaria Remota, além do apoio tático e integração com a polícia, é realizado um monitoramento do perímetro do condomínio através de um software que identifica atividades suspeitas.

Outra boa prática é armazenar áudios, vídeos e dados de acesso por pelo menos 7 dias. Além de seguir essas instruções, os dados de acesso ficam disponíveis para o síndico através do portal ou do aplicativo exclusivo do condomínio.

Possuir uma segunda linha de comunicação ou internet no caso de falhas, também é recomendável. Outro recurso que também possuímos.

Além dessas, outras práticas a serem seguidas são:

• A configuração de instalação dos portões necessita ser em formato de clausura com destravamento automático no acesso de pedestres e acesso de veículos;
• Instalar uma ferramenta de comunicação por voz no elevador do condomínio para contatos de emergência com a central de atendimento;
• Existência de um sistema de redundância de energia que possibilite que o sistema local da portaria remota se mantenha em operação com a central de atendimento;
• Deve-se obedecer aos requisitos da norma de incêndio NBR 17240 e aos da saída de emergência contidos na NBR9077.

Processos da portaria inteligente

Identificar e mapear os processos dos serviços da portaria é algo essencial para auxiliar o síndico a planejar devidamente o funcionamento e as atividades do condomínio. Além de permitir um melhor uso dos recursos disponibilizados.

Portanto, fornecer um manual de procedimentos de uso de sistema que contemple as regras de segurança estabelecidas, assim como padronizar as rotinas de atendimento e construir um planejamento de contingência técnica e operacional no caso de falhas são práticas altamente recomendadas.

Seguidora fiel das normas de boa prática da ABESE, A Folk Portaria Remota é especialista em gestão de condomínios e possui o melhor em tecnologia de portaria remota. Garanta mais segurança para o seu condomínio.